22 May EL PLAN DIRECTOR, UN CUADERNO DE BITÁCORA PARA LA ORGANIZACIÓN.
En las próximas líneas, TACTIO nos va a exponer de forma clara y sencilla que es un Plan Director y qué estructura debería tener dicho documento.
Es bastante habitual confundir un Plan Director con un Plan Estratégico y aunque son documentos similares en estructura y contenido, en TACTIO su funcionalidad y temporalidad, marcan las grandes diferencias.
Así como hace unos años, un Plan Estratégico (PE) tenía una temporalidad de 5 años, hoy en día (dado el dinamismo del mercado), se hace impensable plantear desarrollar un Plan Estratégico a más de 3 años vista, ya que la realidad del mercado y de la empresa pueden ser completamente distintos. Lo mismo sucede con el Plan Director (PD), cuya función principal es la de hacer ejecutivo un Plan Estratégico y, por tanto, su temporalidad será siempre inferior.
LOS RESPONSABLES DE CADA DOCUMENTO.
Respecto a la funcionalidad, en un PE encontraremos las líneas de trabajo en los que la empresa focalizará su atención para su desarrollo futuro, mientras que en un Plan Director encontraremos las acciones que la empresa y todos sus departamentos deberán poner en marcha para conseguir alcanzar esos objetivos definidos previamente en el Estratégico.
Este punto, genera la necesidad de identificar los diferentes actores que deberán trabajar en cada documento, ya que mientras el PE es un documento que se trabaja a nivel de Gerencia y con los primeros mandos intermedios (generalmente en el ámbito del Comité de Dirección de la empresa), el PD se trabajará con estos mandos intermedios y sus subordinados más directos (dependiendo del tamaño de ésta).
PASOS A SEGUIR:
- A partir de las líneas de trabajo definidas en el PE, se extractará la situación de la empresa tanto a nivel interno y externo, con la intención de definir planes de acción orientados a la potenciación de las fortalezas y oportunidades, mientras en paralelo se trabaja en contrastar las amenazas y debilidades.
- En la definición de estos planes de acción, definiremos los objetivos (esta vez ya cuantitativos) que cada departamento deberá alcanzar para ir alineados con los definidos en el PE.
Estos planes de acción irán complementados con análisis o estudios (p.e. 5 fuerzas de Porter, análisis de mercado actual, análisis de mercados potenciales, necesidad de recursos operativos, necesidad de recursos económicos, posible plan de inversiones, …), Todos estos análisis deberán dar respuesta a preguntas como:
- ¿Voy a un mercado de volumen o nicho?
- ¿Mi empresa está debidamente estructurada, tanto a nivel de personal como de recursos financieros?
- ¿Cuento con la tecnología necesaria?
- ¿Debo adaptar mi cultura de empresa?
En la definición de estos fines, que deberán ir desgranándose por niveles, tendremos en cuenta los objetivos de todas
las áreas de la empresa.
Financiera
- Determinación de necesidades financieras y de tesorería.
- Confección de Resultados y Balances Previsionales a partir de los objetivos definidos.
- Confección de Presupuesto Anual General de la empresa, y por departamentos.
Comercial
- Clientes, actuales y plan de acción de potenciación.
- Productos, mediante un análisis del portfolio y redefinición anual del mismo (eliminación de obsoletos o descatalogados).
- Determinación de canales de venta en función de la tipología de clientes.
- Localización (ámbito de actuación).
- Estructura ideal y necesaria para poder cumplir con los objetivos comerciales.
- Plan de Marketing y Comunicación.
Producción (si existe)
- Determinación de Plan de Producción en base a previsiones de venta.
- Determinación de recursos necesarios (operarios y perfiles, maquinaria.
- Plan de Mantenimiento.
- Organización de sistemas de mejora continua (Kaizen y Kaikaku).
Calidad
- Determinación de los niveles de calidad de producto, servicio, postventa, …
- Gestión de NO conformidades.
- Política de Devoluciones.
Operaciones
- Definición de la política de Aprovisionamientos.
- Descripción de la política de Stocks.
- Descripción de la política de gestión de logística (interna y externa).
Recursos Humanos
- Definición de la política de salarial (remuneración + incentivos).
- Definición de Planes Formativos y gestión de Talento.
Otros
- Definición I+D+i.
NOTA: la clasificación de estas áreas se ha hecho bajo un criterio subjetivo sin que tenga que coincidir con la estructura desarrollada por otras empresas o el sector en el que operan.
A partir de todos los objetivos definidos, será necesario crear los foros de trabajo (Comité de Dirección y Comités departamentales) que permitan controlar la consecución de los objetivos y la corrección de desviaciones, estableciendo un plan de control periódico a nivel departamental y por supuesto, a nivel general.
Este PD, será la base de trabajo a partir del cual girarán todas las herramientas para estos análisis. Estas herramientas son entre otras, cuadros de mando por departamentos donde se puedan controlar los KPIs más significativos, determinación de los sistemas de reporting e informes a presentar, aplicaciones informáticas, etc.
Esta sistemática y metodología, permitirá a las personas en posiciones relevantes, tener controlada la evolución de la empresa y de todas y cada una de las áreas, permitiendo poder tomar decisiones de forma ágil y adelantándose a los problemas que puedan surgir. Y el PD es el mapa de ruta que ayudará a establecer esos controle