18 Mar Planificar, implementar y controlar. Las tres fases de un proyecto exitoso.
Raúl López Gerente del departamento SAP de Tactio
El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en base a tres fases principales, claramente diferenciadas, como son la planificación, la ejecución y el seguimiento y control. Esta última fase es clave a la hora de detectar y corregir desviaciones, ayudando así a la consolidación del proyecto
La fase de planificación consta de una etapa inicial de identificación, en la que se analiza la conveniencia de desarrollar un proyecto y se formaliza la idea principal del mismo; y una fase posterior en que se definen los objetivos generales, que representan la meta que se quiere alcanzar.
En base a estos, se determinan una serie de objetivos específicos, que concretan con detalle las acciones que se deberán llevar a cabo. Todo ello debe estar ordenado en el tiempo, indicando qué resultados se espera obtener.
A modo de ejemplo, en el caso de un proyecto empresarial hablaríamos inicialmente de la identificación de una oportunidad de negocio que satisfaga una posible demanda no cubierta. Posteriormente, se analiza la misma a través de un estudio del mercado, determinando qué valor se aporta y los recursos necesarios para materializarla. Una vez realizados estos dos pasos, se determina si conviene seguir adelante con el proyecto.
Es también en esta fase de planificación donde se desarrollaría un proyecto de empresa, efectuando un análisis externo para obtener información del mercado y otro análisis interno con el objetivo de adaptarse a las necesidades externas que se demandan. En base a las conclusiones que se deriven del estudio de mercado, es necesario desarrollar un plan de marketing que defina objetivos claros y precisos y un plan de acción que permita alcanzarlos.
Asimismo, hay que contemplar un plan de producción u operativo en que se detallen las fases o los pasos en los que se desarrolla el producto o servicio objeto del proyecto.
Deberemos analizarlo bajo el prisma de los procesos en que aportamos valor o no al cliente, de manera que se puedan potenciar los que éste valore y simplificar o eliminar los procesos que no valore.
Esta fase de planificación contempla también el modelo organizativo: definición de la estructura y de los diferentes puestos, descripción de las funciones propias de cada puesto,
canales de comunicación internos y para la toma de decisiones, estilo de dirección, etcétera. Todas estas acciones se deben concretar en cifras, poniendo de manifiesto las necesidades de inversión y de financiación.
La fase de implementación consiste en la puesta en marcha y ejecución de las acciones previstas en la planificación. Son el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, cuando se deben gestionar los recursos en la forma y el tiempo adecuados, con una orientación a la consecución de los objetivos establecidos.
La fase de seguimiento y control debe iniciarse durante el transcurso de la ejecución del proyecto y continuarla con posterioridad al mismo, de manera que permita detecta posibles problemas no contemplados inicialmente en la fase de planificación; o bien aquellos que puedan ir surgiendo mientras se va desarrollando y que inciden en el logro de los objetivos.
La redefinición de objetivos en el transcurso del proyecto a través de un proceso de control que compare los resultados obtenidos con los previstos es tan importante como la fijación de los mismos en la fase de planificación. A medida que vayamos detectando y evaluando las posibles desviaciones respecto al plan establecido, debemos determinar las causas que las originan y establecer las acciones correctivas necesarias para que estas desviaciones no se sigan produciendo.
En la planificación debemos haber definido previamente qué se va a medir, tanto en procesos o procedimientos como en resultados, qué indicadores utilizaremos, cómo lo vamos a medir, bajo qué criterios y en función de qué grados de consecución de los objetivos, entre otros parámetros.
El control, indispensable
Vemos, por lo tanto, que el control de la gestión es un complemento indispensable de la planificación, constituyéndose como una fase importante para el éxito de un proyecto, ya
que ayudará a la consolidación del mismo. Esta fase ha de comprender los procesos necesarios para realizar el seguimiento, su revisión y la monitorización del progreso del proyecto. Asimismo, el seguimiento se debe efectuar tanto en los procesos definidos como en los resultados esperados.